Business Case vs Project Charter

 

Δεν είναι λίγες οι φορές που τα δύο αυτά έγγραφα έχουν αποτελέσει αφορμή για ώρες συζητήσεων. Ορισμένοι μπορεί να θεωρούν ότι είναι τα ίδια με άλλο όνομα. Οι διαφορές τους ωστόσο είναι σαφείς και θα πρέπει να τις έχουμε στο μυαλό μας όταν τα συντάσσουμε.

Το παρών δεν έχει σκοπό να περιγράψει τα περιεχόμενα του καθενός, διότι αυτά μπορεί να ποικίλουν καθώς:

  • ο κάθε οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιεί δικό του Template (OPA) για τα έγγραφα αυτά
  • ο καθένας ως Project Manager μπορεί, να κάνει tailoring στα έγγραφα προσθέτοντας ή αφαιρώντας τμήματα τους ανάλογα με το Project που έχει αναλάβει.

Ωστόσο για την καλύτερη κατανόηση τους θα περιγράψω κάποιους όρους που είναι σημαντικό να περιλαμβάνει το κάθε έγγραφο.

Για να καταλάβουμε το τι είναι το καθένα πρέπει πρώτα να κατανοήσουμε την διαφορά στον ΣΚΟΠΟ τους.

Business Case

Βρίσκεσαι σε έναν οργανισμό, και παρατηρείς ότι υπάρχει είτε ένα πρόβλημα σε αυτόν είτε ότι μια ανάγκη του πρέπει να καλυφθεί. Σκέφτεσαι μια ιδέα που θα μπορούσε να λύσει αυτό το πρόβλημα ή να καλύψει αυτήν την ανάγκη.

Ο σκοπός λοιπόν του Business Case είναι:

  • να περιγράψει το Problem – Need που εντόπισες
  • να πείσει την διοίκηση ότι αξίζει να δεσμεύσει πόρους ( χρήματα, μηχανήματα, προσωπικό για να καλύψει αυτό το ProblemNeed.

Προσοχή: Ακόμα δεν χρησιμοποιώ τον όρο Project γιατί ακόμα δεν υπάρχει Project.

 

 

 

  • Παράδειγμα: (Υποθετική Κατάσταση)

Ο οργανισμός που εργάζεσαι έχει ένα εργαστήρι. Παρατήρησες ότι υπάρχει ένα πρόβλημα το οποίο είναι ότι δεν χωράνε οι εργαζόμενοι.

            Η περιγραφή του προβλήματος, θα ήταν κάπως έτσι.

« Στο εργαστήρι υπάρχει συσσώρευση μεγάλου αριθμού προσωπικού και υλικών. Αυτό προκαλεί πρόβλημα στην εναποθήκευση των εργαλείων μας κάτι που δεν επιτρέπει την άμεση πρόσβαση μας σε αυτά. Παράλληλα δεν μπορούν να εργαστούν άνετα οι εργαζόμενοι μας, μειώνοντας την απόδοση τους και αυξάνοντας τις μεταξύ τους συγκρούσεις.»

Αφού έχεις περιγράψει το πρόβλημα που έχεις εντοπίσει θα εξηγήσεις το πως προτείνεις να λύσεις αυτό το πρόβλημα. Σίγουρα η λύση ενός προβλήματος δεν είναι μόνο μια και σε αυτό το σημείο μπορείς να γράψεις όσες περισσότερες πιστεύεις ότι θα επιλύσουν το πρόβλημα.

  • Παράδειγμα: (Υποθετική Κατάσταση)

            Για να λυθεί το παραπάνω πρόβλημα οι πιθανές εναλλακτικές λύσεις μπορεί να είναι οι παρακάτω:

  1. Να κατασκευάσουμε μια αποθήκη δίπλα από το εργαστήρι
  2. Να κατασκευάσουμε ντουλάπια και ράφια για την ευταξία του χώρου
  3. Να οργανώσουμε νυχτερινή βάρδια για να μην συγκεντρώνονται πολλά άτομα στο εργαστήρι

Τελειώνεις την περιγραφή των εναλλακτικών που προτείνεις και περνάς στο δεύτερο κομμάτι του ΣΚΟΠΟΥ του εγγράφου που είναι να Πείσεις την διοίκηση.

Να την πείσεις ότι αξίζει να λυθεί το πρόβλημα και όχι να ξεκινήσει το έργο. Για να το κάνεις αυτό θα εξηγήσεις ποιο θα είναι το όφελος, εάν θα λυθεί το πρόβλημα καθώς και ορισμένα οικονομικά μεγέθη.

  • Παράδειγμα (Υποθετική Κατάσταση)

 

  • Εάν λυθεί το πρόβλημα που σημαίνει ότι πλέον οι εργαζόμενοι χωράνε στο εργαστήρι τότε η αποδοτικότητα θα αυξηθεί κατά 15% ή οι συγκρούσεις θα μειωθούν κατά 20%, ή η παραγωγικότητα μας θα αυξηθεί κατά 30% κλπ.
  • Το εκτιμώμενο κόστος των προτεινόμενων λύσεων είναι 15.000 ευρώ, 5.000 ευρώ και 2.000 ευρώ αντίστοιχα.
  • Το εκτιμώμενο ROI είναι τον πρώτο χρόνο 6.000 ευρώ, τον δεύτερο χρόνο 7.000 ευρώ και τον τρίτο χρόνο 9.000 ευρώ.

Σε αυτό το σημείο μπορείς να περιγράψεις και άλλα σχετικά με την ιδέα σου όπως για παράδειγμα ένα TimeMap, κάποια Business Risks, ορισμένους βασικούς περιορισμούς κ.α.

Με την ολοκλήρωση της σύνταξης του εγγράφου, το έγγραφο θα παραδοθεί στην διοίκηση ή στο όργανο μέσα στην εταιρία που είναι υπεύθυνο για την λήψη αποφάσεων. Θα ελεγχθεί η σημαντικότητα του προβλήματος και εάν συμφέρει την διοίκηση να το λύσει σε σύγκριση με το όφελος που θα έχει.

Η διοίκηση μπορεί να απορρίψει, ή να εγκρίνει την υλοποίηση όλων ή μερικών από τις λύσεις που έχεις προτείνει.

Από την στιγμή που η διοίκηση αποφασίσει ότι αξίζει να λυθεί το πρόβλημα, ορισμένες από τις λύσεις που έχεις προτείνει, θα τις εντάξει σε ένα project. Αντίστοιχα κάποιες άλλες θα τις εντάξει σε ένα άλλο project κλπ.

Στην ουσία, με την έγκριση του Business Case γεννιέται το project και από εκείνη την στιγμή και μετά μπορούμε να συζητάμε για την ύπαρξη του. Πριν την έγκριση του απλώς υπάρχει ένα πρόβλημα και μια ιδέα για το πως θα το προσεγγίσουμε.  

Project Charter (Καταστατικό του έργου)

  • Παράδειγμα (Υποθετική Κατάσταση)

Η διοίκηση έχει εξετάσει το Business Case και έχει αποφασίσει ότι θα υλοποιήσουμε τις δύο από τις τρείς λύσεις που είχαμε προτείνει. ( Να κατασκευάσουμε μια αποθήκη δίπλα από το εργαστήρι, να κατασκευάσουμε ντουλάπια και ράφια για την ευταξία του χώρου).

 Η υλοποίηση αυτών των λύσεων αποτελεί ένα Project και η διοίκηση αναθέτει την υψηλή του εποπτεία στον Sponsor του έργου. Αυτό συμβαίνει γιατί η διοίκηση δεν μπορεί να έχει όλη την ώρα στο μυαλό της τι συμβαίνει σε κάθε έργο… γιατί δεν θα μπορεί να κάνει την δουλεία της ( που δεν είναι άλλη από τον Στρατηγικό της Σχεδιασμό) (δηλαδή το θέμα είναι πρακτικό). Έτσι τα έργα τα αναθέτει σε κάποιον από τους Sponsors που θα υπάρχουν στον οργανισμό.

Υπόλογος (Accountable) για την σύνταξη του Project Charter είναι ο Sponsor αλλά:

  1. Γιατί έχει στο μυαλό του την διεύθυνση όλων των έργων για τα οποία έχει αναλάβει την υψηλή εποπτεία
  2. Γιατί θέλει να βοηθήσει τον Project Manager (που θα επιλέξει για την υλοποίηση του έργου) να κατανοήσει σε βάθος το έργο που πρόκειται να αναλάβει,

 μεταβιβάζει το responsibility σύνταξης του Project Charter στον Project Manager.

Ο σκοπός ύπαρξης του Project Charter είναι να βοηθήσει τον Project ManagerSponsor να κατανοήσουν:

  • Το τι θα υλοποιήσουν στο έργο – ποιο είναι το Output
  • Το περιβάλλον που θα εργαστούν για την υλοποίηση του έργου

Το Project Charter λειτουργεί ακριβώς όπως μια εργασία που βάζει ένας καθηγητής πανεπιστημίου σε έναν μαθητή. Έχει σκοπό την καλύτερη – βαθύτερη κατανόηση του θέματος από τον Project Manager.

Με το Project Charter εξασφαλίζεις ότι τόσο εσύ σαν Project Manager όσο και ο Sponsor – Διοίκηση θα έχετε μια γενική εικόνα από διάφορες οπτικές γωνίες που θα περιγράφουν το έργο. Είναι ένα πρώτο επιδερμικό πέρασμα από τις βασικές του πτυχές που όμως εξασφαλίζουν ένα καλό ξεκίνημα στο έργο.

Γι’ αυτό  μέσα στο έγγραφο θα περιγράψω πληροφορίες όπως:

  • Project Description (π.χ. Το έργο αφορά την εξασφάλιση χώρου στο εργαστήρι, μέσω της κατασκευής μιας αποθήκης και ραφιών -ντουλαπιών στο εσωτερικό της για την βέλτιστη αξιοποίηση του υπάρχοντος χώρου)
  • Project Deliverables (π.χ. Η αποθήκη, Τα ράφια – ντουλάπια)
  • Project Key Risks
  • Project Key Constraints
  • Project Key Assumptions
  • Project Key Stakeholders

Τα περιεχόμενα του Project Charter σίγουρα δεν θα είναι τα ίδια σε κάθε Project. Σίγουρα όμως θα προσπαθούν να φέρουν στην επιφάνεια τις διάφορες πτυχές του έργου.

Σημαντικό είναι να αναφερθεί ότι καθόλη την διάρκεια σύνταξης του Project Charter, ο project manager βρίσκεται σε στενότατη επαφή με τον Sponsor. Αυτό συμβαίνει διότι ο Sponsor είναι ο κύριος πληροφοριοδότης του Project Manager (μέχρι στιγμής).

Αφού συμπληρωθεί το Project Charter από τον Project Manager,  θα πρέπει να υπογραφθεί από τον Sponsor. Η υπογραφή του σημαίνει πρώτον ότι συμφωνεί με αυτά που γράφθηκαν στο Project Charter και με την προσέγγιση του Project Manager ως προς το έργο και δεύτερον ότι συμφωνεί με την περαιτέρω και σε μεγαλύτερο βάθος διερεύνηση του έργου ( φάση Planning) κάτι που απαιτεί την δέσμευση περισσότερων πόρων από την εταιρία για να ασχοληθούν με το έργο.

 

Συνοψίζοντας:

  • Γίνεται εύκολα αντιληπτό λοιπόν ότι υπάρχει μια διακριτή χρονική εξάρτηση των εγγράφων. Το Business Case προηγείται χρονικά του Project Charter.
  • Δεν μπορούμε να συζητάμε για Project πριν την έγκριση του Business Case.
  • Το Project Charter γεννιέται – αντλεί πληροφορία από το Business Case, καθώς το τελευταίο ορίζει και την “κατεύθυνση” του έργου (κυρίως τα οφέλη της επίλυσης του προβλήματος που θα επιτευχθούν με την επίτευξη του έργου).
  • Το Business Case έχει σκοπό να πείσει την διοίκηση ότι αξίζει να ασχοληθούμε με ένα Problem – Need. Το Project Charter περιγράφει το Project που έχει επιλεχτεί για λύσει αυτό το Problem – Need

Προσοχή το έγγραφο δεν το κάνει το όνομα αλλά το περιεχόμενο. Μπορεί να νομίζουμε ότι συντάσσουμε ένα Business Case και στην πραγματικότητά να συντάσσουμε ένα Project Charter ή και το αντίστροφο.

Για να αποφύγουμε αυτό το μπέρδεμα και να συντάξουμε και τα δύο με τα περιεχόμενα και τα νοήματα που πρέπει να περιλαμβάνουν, οφείλουμε να κατανοήσουμε σε βάθος τον σκοπό τους – το WHY τους.

 

 

Lazaros Kiriakidis

MilEng, PMP®,PM2

 

The Horse and Goat story!

Μια φορά και ένα καιρό υπήρχε ένας αγρότης που είχε ένα άλογο και μια κατσίκα…..
Μια μέρα, το άλογο αρρώστησε και ο αγρότης κάλεσε τον κτηνίατρο, ο οποίος είπε:
– Το άλογό σου έχει έναν ιό, πρέπει να πάρει αυτό το φάρμακο για τρεις ημέρες. Θα επιστρέψω την 3η μέρα και αν δεν είναι καλύτερα, θα κάνουμε ευθανασία.

Εκεί κοντά, η κατσίκα άκουγε προσεκτικά τη συνομιλία τους.
Την επόμενη μέρα, του έδωσαν το φάρμακο και έφυγαν.
Η κατσίκα πλησίασε το άλογο και είπε:
– Να είσαι δυνατός φίλε μου. Σήκω αλλιώς θα σε σκοτώσουν..

Τη δεύτερη μέρα του έδωσαν το φάρμακο και έφυγαν.
Η κατσίκα γύρισε και είπε:
– Έλα φίλε, σήκω αλλιώς θα πεθάνεις! Έλα, θα σε βοηθήσω να σηκωθείς.
Την τρίτη μέρα ήρθαν να του δώσουν το φάρμακο και ο κτηνίατρος είπε:
– Δυστυχώς, θα πρέπει αύριο να κάνουμε ευθανασία, αλλιώς ο ιός μπορεί να εξαπλωθεί.

Αφού έφυγαν, η κατσίκα πλησίασε το άλογο και είπε:
– Άκου φίλε, είναι τώρα ή ποτέ! Σήκω, έλα! κουράγιο! Ελα! Σήκω! Αυτό είναι, σιγά σιγά! Τώρα πιο γρήγορα, έλα. Φανταστικό! Τρέξε, τρέξε περισσότερο! Ναί! Ναι! Τα κατάφερες!
Ο ιδιοκτήτης επέστρεψε, είδε το άλογο να τρέχει στο λιβάδι και άρχισε να φωνάζει:
– Είναι θαύμα! Το άλογό μου έχει θεραπευτεί. Πρέπει να κάνουμε ένα μεγάλο πάρτι. Να φωνάξουμε το γιατρό και να σφάξουμε την κατσίκα να το γιορτάσουμε!!!!!!!!!!

Ravitheja Abboju
Published in
Vaagdevi College of Engineering

Τα διδάγματα της ιστορίας μας είναι πολλά και οι απόψεις διαφορετικές. Οι περισσότεροι θα σκεφτόντουσαν ότι το δίδαγμα είναι να κάνω τη δουλειά μου και να μην ενδιαφέρομαι για τους δίπλα μου γιατί στο τέλος μπορεί να χάσω εγώ. Προσωπικά βλέπω την ευθύνη που έχουν οι υπεύθυνοι Ανθρώπινου Δυναμικού ώστε να γνωρίζουν ποιος υπάλληλος αξίζει πραγματικά και ποιος πραγματικά συνεισφέρει στο τελικό αποτέλεσμα.

 

Αν θα έπρεπε λοιπόν να δώσω μια συμβουλή αυτή θα ήταν για μεν τους υπαλλήλους «Μαθαίνετε να ζείτε χωρίς αναγνώριση, είναι δεξιότητα που μόνο κέρδος θα προσφέρει».

».

Αν αντίστοιχα έπρεπε να δώσω μια συμβουλή στους υπεύθυνους Ανθρώπινου Δυναμικού θα ήταν: «Είναι ευθύνη και καθήκον σας να γνωρίζετε την αξία κάθε υπαλλήλου. Μην βλέπετε το εφήμερο κέρδος αλλά την προστιθέμενη αξία κάθε ανθρώπου, κάθε πράξης. Αξιολογήστε και ανταμείψτε την κάθε προσπάθεια και την πραγματική αξία κάθε υπαλλήλου. Οι υπάλληλοι δεν πρέπει να διαχωρίζονται σε «ερασιτέχνες» και «επαγγελματίες». Μην ξεχνάτε ότι «ερασιτέχνες» έφτιαξαν την Κιβωτό του Νώε, ενώ «επαγγελματίες» έφτιαξαν τον Τιτανικό».

Employees Leave Managers, Not Companies

Οι υπάλληλοι συνήθως μιλούν για τους προϊσταμένους-διευθυντές-managers τους λέγοντας: «Είναι πολύ απαιτητικός. Η ομάδα της χαίρεται να  δουλεύει για εκείνη. Μπορείτε να βασιστείτε σε αυτήν. Είναι φοβερός ηγέτης». Ή άλλες φορές λέγοντας: «Δεν ξέρει τι κάνει. Δεν κάθομαι ούτε λεπτό μαζί του». Δεν θα ακούσετε όμως ποτέ κάποιον να λέει ότι η Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού (HRM) είναι μια εύκολη δουλειά.


Σύμφωνα με αμερικανικές στατιστικές με περισσότερους από 500.000 ερωτηθέντες, περίπου το 60 με 70% των εργαζομένων δεν είναι συναισθηματικά αφοσιωμένοι στους οργανισμούς για τους οποίους εργάζονται, και επομένως δεν είναι πλήρως παραγωγικοί. Αυτό υπολογίζεται σε ετήσιο κόστος χαμένης παραγωγικότητας στις ΗΠΑ άνω των 450 δισεκατομμυρίων δολαρίων.

Είναι βέβαιο ότι στη «δέσμευση» (engagement) ενός υπαλλήλου στην εταιρεία για την οποία εργάζεται σημαντικό ρόλο παίζει η πίστη στη διοίκηση, η υπερηφάνεια για την εταιρεία, οι απολαβές και τα κίνητρα που καθένας λαμβάνει, όμως καθοριστικό ρόλο έχει η σχέση μεταξύ προϊσταμένου και υπαλλήλου. Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι αυξημένος αριθμός παραιτήσεων εργαζομένων αντικατοπτρίζει την αποτυχία της διοίκησης αλλά ταυτόχρονα αποτελεί και θεμελιώδη πρόκληση ώστε να γίνουν όλα όσα απαιτούνται ώστε οι υπάλληλοι  να ενδιαφέρονται για τη δουλειά τους, να αισθάνονται καλά με τους οργανισμούς τους και να εργάζονται όσο πιο παραγωγικά μπορούν.

 

Σε μελέτη για την αφοσίωση των εργαζομένων (2013) ο Διευθύνων Σύμβουλος έγραψε:

 

«Η σημαντικότερη απόφαση που παίρνετε στη δουλειά σας είναι ποιους τοποθετείτε ως διευθυντές (managers). Εάν ορίσετε λάθος άτομο  κανένας μισθός, αποζημίωση ή bonus  δεν είναι σε θέση να διορθώσει την κακή κατάσταση που είναι βέβαιο ότι θα δημιουργηθεί».

Tο 50% των Αμερικανών, κάποια στιγμή στην καριέρα τους, εγκατέλειψαν μια δουλειά για να «ξεφύγουν από τον προϊστάμενό τους». 

 «The State of the       American Manager»

Μελέτη του 2015

 Tι θα έπρεπε να κάνουμε για να βελτιώσουμε τη συνολική κατάσταση του ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας μας;

01

Επικοινωνία, επικοινωνία, επικοινωνία

Η ομάδα μας πρέπει να αισθάνεται άνετα να έρθει σε επικοινωνία μαζί μας. Όμως και οι περισσότεροι μάνατζερ φοβούνται. Μελέτη διευθυντικών στελεχών από το Interact Studio και το Harris Poll αποκάλυψε ότι το 69% των διευθυντών φοβούνται την επικοινωνία όπως και οι ομάδες τους.

02

Σχεδιάζετε σωστά την εργασία των υφισταμένων σας

Οι περισσότερες εταιρείες σχεδιάζουν θέσεις εργασίας και στη συνέχεια προσλαμβάνουν ανθρώπους σε αυτές. Οι πρωτοποριακοί διευθυντές κάνουν το αντίθετο. Όταν βρίσκουν ταλαντούχους ανθρώπους, είναι ανοιχτοί στη δημιουργία θέσεων εργασίας στα μέτρα τους.

03

Δημιουργείστε ευκαιρίες εργασίας σύμφωνα με τις προσωπικές προτεραιότητες

Όταν υπάρχει θέληση πάντα βρίσκονται τρόποι όπως ένα ευέλικτο ωράριο, εργασία από το σπίτι, μία απόσπαση στο χώρο εργασίας του συντρόφου και τόσα άλλα, που πραγματικά θα δημιουργήσουν τις προϋποθέσεις για την πλήρη αφοσίωση των υπαλλήλων στην εργασία για το καλό της εταιρείας.

04

Δώστε το παράδειγμα

Οι εργαζόμενοι νιώθουν αγανάκτηση όταν τους ζητείται να κάνουν πράγματα που οι προϊστάμενοι τους δεν κάνουν. Αν θέλετε να καλλιεργήσετε μια πιο χαρούμενη στάση στον χώρο εργασίας, ξεκινήστε με το να είστε εσείς πιο χαρούμενοι.

05

Κάντε ερωτήσεις και ακούστε τις απαντήσεις

Τίποτα δεν θα γεννήσει δυσαρέσκεια πιο γρήγορα από το παροιμιώδες «κουτί προτάσεων» που δεν ανοίγει ποτέ. Ίσως να μην μπορείτε να κάνετε μια αλλαγή αμέσως, αλλά πρέπει να ενημερώσετε έναν υπάλληλο ότι έχει ακουστεί και ότι παίρνετε στα σοβαρά τις ανησυχίες του.

06

Δώστε εποικοδομητική ανατροφοδότηση

Σε κανέναν δεν αρέσει να του λένε ότι κάνει κάτι λάθος. Αλλά στους ανθρώπους αρέσει να ξέρουν αν υπάρχει γρηγορότερος, καλύτερος ή ευκολότερος τρόπος για να ολοκληρώσει μια εργασία.

07

Να εκτιμάτε τους υπαλλήλους σας

Αναγνωρίζοντας τη σκληρή δουλειά και τη σημαντική συμβολή τους, στα επιτεύγματα της ομάδας

08

Βοηθήστε τους υπαλλήλους να εξελιχθούν

Προωθήστε ένα περιβάλλον μάθησης και συνεργασίας στο οποίο οι υπάλληλοί σας μπορούν να αναπτύξουν τις δεξιότητες και τις γνώσεις τους.

Θεωρείστε ότι η επιτυχία όλων όσων εργάζονται στην ομάδα σας είναι δική σας ευθύνη, επομένως πρέπει να βεβαιωθείτε ότι παρέχετε στους ανθρώπους σας τα εργαλεία και την καθοδήγηση για να κάνουν καλά τη δουλειά τους και τότε θα δείτε την αφοσίωσή τους σε εσάς και κατ΄ επέκταση στην εταιρεία για την οποία όλοι μαζί μοχθείτε.