’Longing to be’’ or ‘’not longing to be’’… that is the question!

Η δύναμη του ‘’ανήκειν’’

Σύμφωνα με έρευνα που πραγματοποίησε το ινστιτούτο εργατικού δυναμικού Achievers (δες την έρευνα εδώ) οι εργαζόμενοι οι οποίοι αισθάνονται ότι ανήκουν (Be-longing) σε έναν εργασιακό χώρο παρουσιάζουν αυξημένα επίπεδα ευφορίας και ευτυχίας με αποτέλεσμα να αποδίδουν καλύτερα στην εργασία τους.

Τα ερωτήματα όμως που απασχολούν κάθε εργαζόμενο και κυρίως τους managers είναι εύλογα και απολύτως φυσιολογικά.

Ερωτήματα όπως: 

Γιατί να ανήκω κάπου;

Γιατί να μπω στον κόπο να δημιουργήσω ένα τέτοιο εργασιακό περιβάλλον για τους άλλους;

Και έπειτα..

Και έστω ότι ασχολούμαι, πώς θα μπορέσω πρακτικά να το πετύχω;

 

Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για τη σπουδαιότητα της ύπαρξης του αισθήματος του ‘’ανήκειν’’ στον εργασιακό χώρο και έπειτα θα παραθέσουμε τέσσερα  απλά βήματα που θα σε βοηθήσουν να το πετύχεις.

 

Περιεχόμενα

  • Διαφορετικότητα, Ένταξη, Ισότητα. Το περίφημο DEI

  • Και που μου χρειάζονται αυτοί οι όροι? …Είναι Απλά μαθηματικά!

  • 4 πρακτικά βήματα για να μεγαλουργήσω!

Διαφορετικότητα, Ένταξη, Ισότητα. Το περίφημο DEI


Προτού απαντήσουμε τα ερωτήματα που σε απασχολούν, είναι απαραίτητο να ορίσουμε κάποιες έννοιες οι οποίες θα σε βοηθήσουν να προσεγγίσεις το θέμα πιο οργανωμένος.

Διαφορετικότητα (diversity)

Η διαφορετικότητα περιλαμβάνει όλα εκείνα τα στοιχεία τα οποία καθιστούν τον καθένα από εμάς ξεχωριστό. Κάποια από τα στοιχεία είναι εμφανή εξωτερικά ενώ άλλα διαμορφώνονται από τον τρόπο που μεγαλώσαμε.

 

Ένταξη (inclusion)

Ένταξη’’ σημαίνει ότι μια ομάδα λειτουργεί συλλογικά, υποστηρικτικά , με σεβασμό ο ένας προς τον άλλο και ενθαρρύνει τη πολυφωνία πάνω στα διάφορα θέματα που πραγματεύεται.

 

Ισότητα (Equity)

 Η ισότητα λοιπόν προάγει τη δικαιοσύνη και την αμεροληψία εντός των διαδικασιών και του τρόπου κατανομής των πόρων από τον οργανισμό της επιχείρησης.

 

Ας δούμε τους τρείς όρους πιο αναλυτικά:

Διαφορετικότητα( diversity)

Η διαφορετικότητα περιλαμβάνει όλα εκείνα τα στοιχεία τα οποία καθιστούν τον καθένα από εμάς ξεχωριστό. Κάποια από τα στοιχεία είναι εμφανή εξωτερικά ενώ άλλα διαμορφώνονται από τον τρόπο που μεγαλώσαμε.  Υπάρχουν τέσσερις κατηγορίες διαφορετικότητας: 

 

  • Εσωτερική.

Είναι τα στοιχεία τα οποία ένα άτομο απέκτησε με τη γέννηση του χωρίς να τα επιλέξει όπως το φύλο, η εθνικότητα, η ηλικία, οι φυσικές ικανότητες, η διανοητική ικανότητα κλπ

 

  • Εξωτερική.

Είναι οι πτυχές ενός ατόμου οι οποίες μεταβάλλονται με τον καιρό και επηρεάζονται από τις αποφάσεις του όπως τα προσωπικά ενδιαφέροντα, η μόρφωση, η εμφάνιση, η θρησκεία, ο τόπος διαμονής, η κοινωνικό-οικονομική κατάσταση, οι εμπειρίες, οι οικογενειακή κατάσταση κλπ

 

  • Οργανωσιακή ή λειτουργική

Αφορά τις διαφορές που εμφανίζονται ανάμεσα στους εργαζόμενους οι οποίες τους ανατίθενται από την  επιχείρηση στην οποία εργάζονται. Τέτοιες διαφορές είναι οι υποχρεώσεις και αρμοδιότητες ανά θέση εργασίας, ο εργασιακός χώρος, η αμοιβή, η αρχαιότητα, κλπ

 

  • Κοσμοθεωρία

Η διαφορετικότητα στη κατηγορία αυτή έγκειται στο πως στο τέλος της ημέρας ο καθένας από εμάς συμμορφώνεται και ευθυγραμμίζεται με την κοσμοθεωρία του, παρ’ όλες τις άλλες κατηγορίες διαφορετικότητας. Η κοσμοθεωρία διαμορφώνεται συμφώνα με τις αξίες, τις πολιτικές πεποιθήσεις, τη στάση προς τη ζωή, την επιστημολογία, κλπ

 

Πάμε τώρα να λύσουμε ένα Quiz

 

Τι βλέπεις πρώτα?

Εάν βλέπεις την ηλικιωμένη γυναίκα ή την νεαρή αποτελεί απόρροια ενός στοιχείου της διαφορετικότητάς σου που είναι η ηλικία σου σύμφωνα με έρευνα της εταιρείας διαδικτυακής ενημέρωσης Insider Inc. (δες την έρευνα εδώ) .

Η διαφορετικότητα όπου και εάν εμφανίζεται, είτε δηλαδή στον εργασιακό χώρο είτε στο ίδιο μας το σπίτι αποτελεί το έφορο έδαφος για την ανάπτυξη νέων ιδεών, τη προσέγγιση θεμάτων από διάφορες οπτικές γωνίες και την εύρεση ποικίλων λύσεων σε προβλήματα. Αρκεί πρώτα ,βέβαια, να την δεχτούμε…

Ένταξη (inclusion)

Η Verna Myers ομιλήτρια του TED Talk και σύμβουλος διαφορετικότητας και κοινωνικής ένταξης είπε:

‘’Η διαφορετικότητα  είναι το να σε προσκαλούν στο πάρτυ. Η ένταξη είναι το να σου ζητάνε και να χορέψεις!’’

Έχοντας λοιπόν τη παραπάνω φράση στο μυαλό μας ας δώσουμε στον όρο ‘’ένταξη’’ την ερμηνεία της πλήρης απελευθέρωσης χωρίς το φόβο της επίκρισης και της κατάκρισης. ‘’Ένταξη’’ σημαίνει ότι μια ομάδα λειτουργεί συλλογικά, υποστηρικτικά , με σεβασμό ο ένας προς τον άλλο και ενθαρρύνει τη πολυφωνία πάνω στα διάφορα θέματα που πραγματεύεται.

Ισότητα (Equity)

Σίγουρα η ζωή είναι άδικη! Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι πρέπει να είναι και το επάγγελμά μας. Και επειδή μια εικόνα ισούται με 1000 λέξεις ας ρίξουμε μια ματιά στη παρακάτω εικόνα…

Seize Your Moment

‘’ Η πορεία προς την επίτευξη της ισότητας δεν επιτυγχάνεται μέσω της ίσης αντιμετώπισης όλων. Επιτυγχάνεται με την δίκαιη αντιμετώπιση τους ανάλογα με τις συνθήκες ζωής του καθενός.’’

—Paula Dressel, Race Matters Institute 1

Get Started

 Η ισότητα λοιπόν προάγει τη δικαιοσύνη και την αμεροληψία εντός των διαδικασιών και του τρόπου κατανομής των πόρων από τον οργανισμό της επιχείρησης. Η στάση αυτή με τη σειρά της φέρνει ήρεμη συμβίωση και αποτρέπει την εμφάνιση συγκρούσεων και αντιδράσεων λόγω αδικιών.

Γιατί να προάγω τη διαφορετικότητα, την ισότητα και την ένταξη στον εργασιακό χώρο;

 

Είσαι μάνατζερ?
  • Κερδίζεις πολύπλευρες προσεγγίσεις στα αντικείμενα εργασίας σου
  • Κερδίζεις ταχύτερες και εξυπνότερες λύσεις στα προβλήματα σου
  • Διαχειρίζεσαι λιγότερες συγκρούσεις και παράπονα.
  • Απολαμβάνεις τον αλληλοσεβασμό ανάμεσα σε εσένα και τους συναδέλφους σου.

 

Είσαι το αφεντικό?

 

Is it enough challenging for you or you want more?

 

Και που μου χρειάζονται αυτοί οι όροι?
…Είναι Απλά μαθηματικά!

 

Η επίτευξη του αισθήματος του ανήκειν σε οποιονδήποτε χώρο, είτε αυτός λέγετε εργασία, είτε σπίτι, είτε σχολείο κλπ θα διαπιστώσετε ότι είναι πιο εύκολη από όσο φανταζόσασταν. Είναι απλά μαθηματικά!

Δ + Ε + Ι = Α

(Διαφορετικότητα + Ένταξη + Ισότητα = Ανήκειν)

Προτού όμως εξηγήσουμε τι εννοούμε, ας πούμε λίγα πράγματα για το ανήκειν. Το αίσθημα του ανήκειν είναι μια από τις βασικές ανάγκες του ανθρώπου όπως αναφέρει ο Abraham Maslow στη  ‘’ολιστική- δυναμική’’ θεωρία του (πυραμίδα των αναγκών).

Πυραμίδα των Αναγκών

Η ανάγκη κάλυψης των βασικών αναγκών άρα και του αισθήματος του ανήκειν λειτουργεί αυτοπαρακινητικά. Οι άνθρωποι απολαμβάνουν το αίσθημα αποδοχής και καταξίωσης από τον περίγυρό τους. Έτσι λοιπόν και οι εργαζόμενοι που αισθάνονται παρόμοια απολαμβάνουν την εργασία τους, τη βρίσκουν ενδιαφέρουσα και αισθάνονται γεμάτοι.

Όταν στο περιβάλλον εργασίας ευδοκιμεί η ανοιχτή επικοινωνία και το αίσθημα του κοινό σκοπού το αίσθημα του ανήκειν ενισχύεται και δυναμώνει.

Εάν αναρωτιέστε ποια η διαφορά ανάμεσα στο ανήκειν και την ένταξη είναι εύλογο και είναι μια συνηθισμένη απορία. Η εξήγηση λοιπόν είναι ότι η ένταξη είναι μια σειρά ενεργειών που, σε συνδυασμό με την ‘’διαφορετικότητα’’ και την ‘’ισότητα’’, στοχεύουν να δημιουργήσουν το αίσθημα του ανήκειν.

Ας επανέλθουμε τώρα σοφότεροι στην αρχική μας εξίσωση!

• Προάγεις τη διαφορετικότητα?
• Αποφασίζεις για τους συνανθρώπους σου έχοντας ως φάρο την ισότητα και τη δικαιοσύνη?
• Εξυψώνεις τους αδύναμους ώστε να αποκτήσουν φωνή?

Εφόσον στο περιβάλλον σου συνυπάρχουν και ευημερούν η διαφορετικότητα η ισότητα και η ένταξη τότε το αποτέλεσμα αυτής της συνύπαρξης είναι η γέννηση του αισθήματος του ανήκειν.

Εάν η απάντηση σε όλες τις ερωτήσεις είναι ‘’ναι’’ τότε αυτό που χρειαζόσουν από αυτό το άρθρο ήταν η συνειδητότητα του τι κάνεις. Καλή δουλειά! Είσαι στον σωστό δρόμο!! Αλλά ρίξε μια ματιά παρακάτω μήπως κάτι σου ξεφεύγει.

Εάν η απάντηση είναι ‘’όχι’’ τότε ο σωστός δρόμος βρίσκετε παρακάτω! Είσαι πολύ κοντά…

 

 

4 πρακτικά βήματα για να μεγαλουργήσω!

 

 

Αυτά είναι τα τέσσερα βήματα που θα να σε βοηθήσουν να καταστρώσεις ένα αποτελεσματικό σχέδιο DEIB (ΔΕΙΑ).

  1. Μίλα! Να είσαι ξεκάθαρος για τις προθέσεις σου
  2. Άκου! Αφουγκράσου το περιβάλλον το οποίο θες να εμπνεύσεις
  3. Μάθε! Χρησιμοποίησε αυτά που άκουσες με σκοπό να συντάξεις ένα σχέδιο με το οποίο θα αντιμετωπίσεις προβλήματα, θα γεφυρώσεις κενά και θα καλύψεις ανάγκες των ανθρώπων του περιβάλλοντός σου.
  4. Άλλαξε! Εφάρμοσε το σχέδιο δημιουργώντας εκείνες τις συνθήκες οι οποίες θα πυροδοτήσουν τη διαδικασία αλλαγής

 

Πιο αναλυτικά….

 

Μίλα!

Να είσαι ξεκάθαρος για τις προθέσεις σου. Συγκέντρωσε τους ανθρώπους που επιθυμείς να επηρεάσεις και μετέδωσε τους την αξία του Δ.Ε.Ι.Α. Εξήγησέ τους τη σημαντικότητα της διαφορετικότητας, τη σπουδαιότητα της ισότητας και της ένταξης όπως τα ένιωθες και εσύ όσο διάβαζες αυτό το άρθρο.  Εξασφάλισε τη δέσμευσή τους στη προσπάθεια αυτή. Ετοιμάσου να γίνεις το παράδειγμα.

Παράδειγμα: AT&T CEO Randall Stephenson addresses the Racial Tension in American Society.

 

Άκου!

Αφουγκράσου το περιβάλλον το οποίο θες να εμπνεύσεις. έχοντας διαμορφώσει ένα ασφαλές και ειλικρινές κλίμα ζήτα από τους ανθρώπους να σου πουν πως αισθάνονται όταν βρίσκονται στο περιβάλλον όπου συνυπάρχετε. Αισθάνονται ότι η φωνή τους εισακούγεται? Αισθάνονται ασφαλείς στο να είναι ο εαυτός τους?  Πιστεύουν ότι όλοι ανεξαρτήτως θέσης συμμετέχουν στη λήψη αποφάσεων που τους αφορούν?

Ένα καλό σχέδιο δράσης εστιάζει στην γεφύρωση των υπαρχόντων κενών μέσω της βαθιάς επίγνωσης της παρούσας κατάστασης.

ΠαράδειγμαCEO Conversation with Cisco’s Chuck Robbins & Francine Katsoudas.

 

Μάθε!

Χρησιμοποίησε αυτά που άκουσες με σκοπό να συντάξεις ένα σχέδιο με το οποίο θα αντιμετωπίσεις προβλήματα, θα γεφυρώσεις κενά και θα καλύψεις ανάγκες των ανθρώπων του περιβάλλοντός σου. Ενέπλεξε όλα τα άτομα στη διαδικασία εντοπισμού των προβλημάτων και έπειτα  στην εύρεση αποκλειστικών λύσεων ζητώντας τη βοήθειά τους. Η συμμετοχή όλων στη σχεδίαση πετυχαίνει την καθολική υποστήριξη του σχεδίου και τη δέσμευσή τους στον στόχο που τέθηκε. Το τελικό σχέδιο θα πρέπει να είναι μετρήσιμο και όχι χιλιοειπωμένες θεωρίες. Να τους καλεί σε συγκεκριμένες δράσεις!

ΠαράδειγμαNellie Peshkov, VP of People & Culture at Reddit: Work In Progress: How Reddit Creates a Culture of Belonging.

 

Άλλαξε!

Εφάρμοσε το σχέδιο δημιουργώντας εκείνες τις συνθήκες οι οποίες θα πυροδοτήσουν τη διαδικασία αλλαγής.

Επέλεγε μία ή δυο δράσεις τη φορά ώστε να μπορείς να εφαρμόσεις καλά και να μπορείς να τις διαχειριστείς. Συνήθως σε αυτή τη φάση υπερβάλουμε σε ανάληψη δράσεων με αποτέλεσμα να μην μπορούμε να ανταποκριθούμε στις απαιτήσεις και οι συμμετέχοντες να χάνουν τη πίστη τους στον στόχο. Ανά τακτά χρονικά διαστήματα οργάνωνε συναντήσεις όπου θα κοινοποιείς σε όλους τη πρόοδο των προσπαθειών τους καθώς και θα επισημαίνεις τη σπουδαιότητα του εγχειρήματος.

Παραδείγματα δράσεων που αφορούν τον εργασιακό χώρο με σκοπό να πάρετε μερικές ιδέες και να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε το δικό σας μοναδικό ταξίδι.

  1. Εκπαίδευσε το προσωπικό στη διαμόρφωση ορθών υποσυνείδητων αντιλήψεων περί διαφορετικότητας οι οποίες επηρεάζουν τη συμπεριφορά τους.

 

  1. Σχεδίασε ένα πλάνο προσλήψεων εστιασμένο στην διαφορετικότητα των υποψηφίων.

 

  1. Τοποθέτησε σε ηγετικές θέσεις άτομα της μειοψηφίας του χώρου όπως έγχρωμοι, αλλοδαποί, γυναίκες, κλπ

 

  1. Δημιούργησε ένα σύστημα δίκαιων πληρωμών το οποίο θα βασίζεται στις ευθύνες της κάθε θέσης εργασίας αλλά και στα ειδικά χαρακτηριστικά του κάθε εργαζόμενου.

 

  1. Παρακολούθα τον δείκτη κινητικότητας και αντικατάστασης του προσωπικού και εντόπισε πιθανές τάσεις αποχώρησης συγκεκριμένων μειοψηφιών. Έπειτα εφάρμοσε πρακτικές που θα ικανοποιούν τις ανάγκες αυτών των ομάδων και θα τις διατηρούν ευχαριστημένες στον χώρο εργασίας.

 

  1. Εξασφάλισε ίσες ευκαιρίες εξέλιξης στο προσωπικό καθώς και ίσες ευκαιρίες εκπαίδευσης.
  1. Εκπαίδευσε τα ηγετικά σου στελέχη στην αποδοχή και προώθηση της διαφορετικότητας και της ψυχολογικής ασφάλειας στον χώρο εργασίας.

 

  1. Δημιούργησε μια ομάδα εθελοντισμού και κοινωνικής προσφοράς όπου όλοι θα έχουν θέση και υπό το πρίσμα αυτό η ομάδα θα εξοικειώνονται στη διαφορετικότητα των μελών.

 

  1. Καθιέρωσε δραστηριότητες ανάπτυξης ομαδικού πνεύματος όπου ακόμα και οι πιο εσωστρεφείς θα ξεδιπλώνουν τον χαρακτήρα τους.
 

Επίλογος

 

 Όπως διαπιστώνετε η δημιουργία του αισθήματος του ανήκειν δεν είναι ένα άπιαστο όνειρο ή κάτι ουτοπικό. Απαιτεί μερικούς απλούς έξυπνους χειρισμούς  και είναι θέμα  χρόνου το να απολαύσει κανείς την ευημερία και ηρεμία που τόσο επιζητεί.

 

 

Sources:

1 “Racial Equality or Racial Equity? The Difference it Makes,” Race Matters Institute. 2014. Accessed Oct. 15, 2020. http://viablefuturescenter.org/racemattersinstitute/2014/04/02/racial-equality-or-racial-equity-the-difference-it-makes/ 

 

ZACHARIAS Kiriakidis

 

 

 

 

 

 

 

 

(CAPM)® Prep Course


Ολοκληρώθηκε με επιτυχία άλλο ένα live πρόγραμμα προετοιμασίας για την πιστοποίηση (CAPM)® με εισηγητή τον Κυριακίδη Λάζαρο. Αυτήν την φορά τμήμα 14 ατόμων από τον MYTILINEOS S.A. είχαν την ευκαιρία να γνωρίσουν και να εμβαθύνουν στην επιστήμη της Διαχείρισης Έργου, και να εφοδιαστούν με χρήσιμα εργαλεία που θα τους ακολουθούν σε όλη τους την επαγγελματική ζωή. 

 

Επόμενο βήμα…. η εξέταση καλή επιτυχία σε όλους!

 

Business Case vs Project Charter

 

Δεν είναι λίγες οι φορές που τα δύο αυτά έγγραφα έχουν αποτελέσει αφορμή για ώρες συζητήσεων. Ορισμένοι μπορεί να θεωρούν ότι είναι τα ίδια με άλλο όνομα. Οι διαφορές τους ωστόσο είναι σαφείς και θα πρέπει να τις έχουμε στο μυαλό μας όταν τα συντάσσουμε.

Το παρών δεν έχει σκοπό να περιγράψει τα περιεχόμενα του καθενός, διότι αυτά μπορεί να ποικίλουν καθώς:

  • ο κάθε οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιεί δικό του Template (OPA) για τα έγγραφα αυτά
  • ο καθένας ως Project Manager μπορεί, να κάνει tailoring στα έγγραφα προσθέτοντας ή αφαιρώντας τμήματα τους ανάλογα με το Project που έχει αναλάβει.

Ωστόσο για την καλύτερη κατανόηση τους θα περιγράψω κάποιους όρους που είναι σημαντικό να περιλαμβάνει το κάθε έγγραφο.

Για να καταλάβουμε το τι είναι το καθένα πρέπει πρώτα να κατανοήσουμε την διαφορά στον ΣΚΟΠΟ τους.

Business Case

Βρίσκεσαι σε έναν οργανισμό, και παρατηρείς ότι υπάρχει είτε ένα πρόβλημα σε αυτόν είτε ότι μια ανάγκη του πρέπει να καλυφθεί. Σκέφτεσαι μια ιδέα που θα μπορούσε να λύσει αυτό το πρόβλημα ή να καλύψει αυτήν την ανάγκη.

Ο σκοπός λοιπόν του Business Case είναι:

  • να περιγράψει το Problem – Need που εντόπισες
  • να πείσει την διοίκηση ότι αξίζει να δεσμεύσει πόρους ( χρήματα, μηχανήματα, προσωπικό για να καλύψει αυτό το ProblemNeed.

Προσοχή: Ακόμα δεν χρησιμοποιώ τον όρο Project γιατί ακόμα δεν υπάρχει Project.

 

 

 

  • Παράδειγμα: (Υποθετική Κατάσταση)

Ο οργανισμός που εργάζεσαι έχει ένα εργαστήρι. Παρατήρησες ότι υπάρχει ένα πρόβλημα το οποίο είναι ότι δεν χωράνε οι εργαζόμενοι.

            Η περιγραφή του προβλήματος, θα ήταν κάπως έτσι.

« Στο εργαστήρι υπάρχει συσσώρευση μεγάλου αριθμού προσωπικού και υλικών. Αυτό προκαλεί πρόβλημα στην εναποθήκευση των εργαλείων μας κάτι που δεν επιτρέπει την άμεση πρόσβαση μας σε αυτά. Παράλληλα δεν μπορούν να εργαστούν άνετα οι εργαζόμενοι μας, μειώνοντας την απόδοση τους και αυξάνοντας τις μεταξύ τους συγκρούσεις.»

Αφού έχεις περιγράψει το πρόβλημα που έχεις εντοπίσει θα εξηγήσεις το πως προτείνεις να λύσεις αυτό το πρόβλημα. Σίγουρα η λύση ενός προβλήματος δεν είναι μόνο μια και σε αυτό το σημείο μπορείς να γράψεις όσες περισσότερες πιστεύεις ότι θα επιλύσουν το πρόβλημα.

  • Παράδειγμα: (Υποθετική Κατάσταση)

            Για να λυθεί το παραπάνω πρόβλημα οι πιθανές εναλλακτικές λύσεις μπορεί να είναι οι παρακάτω:

  1. Να κατασκευάσουμε μια αποθήκη δίπλα από το εργαστήρι
  2. Να κατασκευάσουμε ντουλάπια και ράφια για την ευταξία του χώρου
  3. Να οργανώσουμε νυχτερινή βάρδια για να μην συγκεντρώνονται πολλά άτομα στο εργαστήρι

Τελειώνεις την περιγραφή των εναλλακτικών που προτείνεις και περνάς στο δεύτερο κομμάτι του ΣΚΟΠΟΥ του εγγράφου που είναι να Πείσεις την διοίκηση.

Να την πείσεις ότι αξίζει να λυθεί το πρόβλημα και όχι να ξεκινήσει το έργο. Για να το κάνεις αυτό θα εξηγήσεις ποιο θα είναι το όφελος, εάν θα λυθεί το πρόβλημα καθώς και ορισμένα οικονομικά μεγέθη.

  • Παράδειγμα (Υποθετική Κατάσταση)

 

  • Εάν λυθεί το πρόβλημα που σημαίνει ότι πλέον οι εργαζόμενοι χωράνε στο εργαστήρι τότε η αποδοτικότητα θα αυξηθεί κατά 15% ή οι συγκρούσεις θα μειωθούν κατά 20%, ή η παραγωγικότητα μας θα αυξηθεί κατά 30% κλπ.
  • Το εκτιμώμενο κόστος των προτεινόμενων λύσεων είναι 15.000 ευρώ, 5.000 ευρώ και 2.000 ευρώ αντίστοιχα.
  • Το εκτιμώμενο ROI είναι τον πρώτο χρόνο 6.000 ευρώ, τον δεύτερο χρόνο 7.000 ευρώ και τον τρίτο χρόνο 9.000 ευρώ.

Σε αυτό το σημείο μπορείς να περιγράψεις και άλλα σχετικά με την ιδέα σου όπως για παράδειγμα ένα TimeMap, κάποια Business Risks, ορισμένους βασικούς περιορισμούς κ.α.

Με την ολοκλήρωση της σύνταξης του εγγράφου, το έγγραφο θα παραδοθεί στην διοίκηση ή στο όργανο μέσα στην εταιρία που είναι υπεύθυνο για την λήψη αποφάσεων. Θα ελεγχθεί η σημαντικότητα του προβλήματος και εάν συμφέρει την διοίκηση να το λύσει σε σύγκριση με το όφελος που θα έχει.

Η διοίκηση μπορεί να απορρίψει, ή να εγκρίνει την υλοποίηση όλων ή μερικών από τις λύσεις που έχεις προτείνει.

Από την στιγμή που η διοίκηση αποφασίσει ότι αξίζει να λυθεί το πρόβλημα, ορισμένες από τις λύσεις που έχεις προτείνει, θα τις εντάξει σε ένα project. Αντίστοιχα κάποιες άλλες θα τις εντάξει σε ένα άλλο project κλπ.

Στην ουσία, με την έγκριση του Business Case γεννιέται το project και από εκείνη την στιγμή και μετά μπορούμε να συζητάμε για την ύπαρξη του. Πριν την έγκριση του απλώς υπάρχει ένα πρόβλημα και μια ιδέα για το πως θα το προσεγγίσουμε.  

Project Charter (Καταστατικό του έργου)

  • Παράδειγμα (Υποθετική Κατάσταση)

Η διοίκηση έχει εξετάσει το Business Case και έχει αποφασίσει ότι θα υλοποιήσουμε τις δύο από τις τρείς λύσεις που είχαμε προτείνει. ( Να κατασκευάσουμε μια αποθήκη δίπλα από το εργαστήρι, να κατασκευάσουμε ντουλάπια και ράφια για την ευταξία του χώρου).

 Η υλοποίηση αυτών των λύσεων αποτελεί ένα Project και η διοίκηση αναθέτει την υψηλή του εποπτεία στον Sponsor του έργου. Αυτό συμβαίνει γιατί η διοίκηση δεν μπορεί να έχει όλη την ώρα στο μυαλό της τι συμβαίνει σε κάθε έργο… γιατί δεν θα μπορεί να κάνει την δουλεία της ( που δεν είναι άλλη από τον Στρατηγικό της Σχεδιασμό) (δηλαδή το θέμα είναι πρακτικό). Έτσι τα έργα τα αναθέτει σε κάποιον από τους Sponsors που θα υπάρχουν στον οργανισμό.

Υπόλογος (Accountable) για την σύνταξη του Project Charter είναι ο Sponsor αλλά:

  1. Γιατί έχει στο μυαλό του την διεύθυνση όλων των έργων για τα οποία έχει αναλάβει την υψηλή εποπτεία
  2. Γιατί θέλει να βοηθήσει τον Project Manager (που θα επιλέξει για την υλοποίηση του έργου) να κατανοήσει σε βάθος το έργο που πρόκειται να αναλάβει,

 μεταβιβάζει το responsibility σύνταξης του Project Charter στον Project Manager.

Ο σκοπός ύπαρξης του Project Charter είναι να βοηθήσει τον Project ManagerSponsor να κατανοήσουν:

  • Το τι θα υλοποιήσουν στο έργο – ποιο είναι το Output
  • Το περιβάλλον που θα εργαστούν για την υλοποίηση του έργου

Το Project Charter λειτουργεί ακριβώς όπως μια εργασία που βάζει ένας καθηγητής πανεπιστημίου σε έναν μαθητή. Έχει σκοπό την καλύτερη – βαθύτερη κατανόηση του θέματος από τον Project Manager.

Με το Project Charter εξασφαλίζεις ότι τόσο εσύ σαν Project Manager όσο και ο Sponsor – Διοίκηση θα έχετε μια γενική εικόνα από διάφορες οπτικές γωνίες που θα περιγράφουν το έργο. Είναι ένα πρώτο επιδερμικό πέρασμα από τις βασικές του πτυχές που όμως εξασφαλίζουν ένα καλό ξεκίνημα στο έργο.

Γι’ αυτό  μέσα στο έγγραφο θα περιγράψω πληροφορίες όπως:

  • Project Description (π.χ. Το έργο αφορά την εξασφάλιση χώρου στο εργαστήρι, μέσω της κατασκευής μιας αποθήκης και ραφιών -ντουλαπιών στο εσωτερικό της για την βέλτιστη αξιοποίηση του υπάρχοντος χώρου)
  • Project Deliverables (π.χ. Η αποθήκη, Τα ράφια – ντουλάπια)
  • Project Key Risks
  • Project Key Constraints
  • Project Key Assumptions
  • Project Key Stakeholders

Τα περιεχόμενα του Project Charter σίγουρα δεν θα είναι τα ίδια σε κάθε Project. Σίγουρα όμως θα προσπαθούν να φέρουν στην επιφάνεια τις διάφορες πτυχές του έργου.

Σημαντικό είναι να αναφερθεί ότι καθόλη την διάρκεια σύνταξης του Project Charter, ο project manager βρίσκεται σε στενότατη επαφή με τον Sponsor. Αυτό συμβαίνει διότι ο Sponsor είναι ο κύριος πληροφοριοδότης του Project Manager (μέχρι στιγμής).

Αφού συμπληρωθεί το Project Charter από τον Project Manager,  θα πρέπει να υπογραφθεί από τον Sponsor. Η υπογραφή του σημαίνει πρώτον ότι συμφωνεί με αυτά που γράφθηκαν στο Project Charter και με την προσέγγιση του Project Manager ως προς το έργο και δεύτερον ότι συμφωνεί με την περαιτέρω και σε μεγαλύτερο βάθος διερεύνηση του έργου ( φάση Planning) κάτι που απαιτεί την δέσμευση περισσότερων πόρων από την εταιρία για να ασχοληθούν με το έργο.

 

Συνοψίζοντας:

  • Γίνεται εύκολα αντιληπτό λοιπόν ότι υπάρχει μια διακριτή χρονική εξάρτηση των εγγράφων. Το Business Case προηγείται χρονικά του Project Charter.
  • Δεν μπορούμε να συζητάμε για Project πριν την έγκριση του Business Case.
  • Το Project Charter γεννιέται – αντλεί πληροφορία από το Business Case, καθώς το τελευταίο ορίζει και την “κατεύθυνση” του έργου (κυρίως τα οφέλη της επίλυσης του προβλήματος που θα επιτευχθούν με την επίτευξη του έργου).
  • Το Business Case έχει σκοπό να πείσει την διοίκηση ότι αξίζει να ασχοληθούμε με ένα Problem – Need. Το Project Charter περιγράφει το Project που έχει επιλεχτεί για λύσει αυτό το Problem – Need

Προσοχή το έγγραφο δεν το κάνει το όνομα αλλά το περιεχόμενο. Μπορεί να νομίζουμε ότι συντάσσουμε ένα Business Case και στην πραγματικότητά να συντάσσουμε ένα Project Charter ή και το αντίστροφο.

Για να αποφύγουμε αυτό το μπέρδεμα και να συντάξουμε και τα δύο με τα περιεχόμενα και τα νοήματα που πρέπει να περιλαμβάνουν, οφείλουμε να κατανοήσουμε σε βάθος τον σκοπό τους – το WHY τους.

 

 

Lazaros Kiriakidis

MilEng, PMP®,PM2

 

Project Requirement Vs Product Scope Vs Project Scope

Απαιτήσεις έργου VS Φυσικό Αντικείμενο

 

Ποια είναι η Διαφορά μεταξύ του Requirement και του Scope (Product and Project scope);  

Σε μια πιο ελεύθερη μετάφραση και οι δύο όροι σχετίζονται με την περιγραφή του τί θα φτιάξουμε – κατασκευάσουμε κατά την διάρκεια του έργου και πως θα μοιάζει γενικά αυτό που θα πάρει ο πελάτης στα χέρια του στο τέλος,  είτε αυτό είναι μια υπηρεσία είτε ένα προϊόν. Ωστόσο οι δύο όροι δεν είναι επικαλυπτόμενοι και θα πρέπει να χρησιμοποιούνται στο έργο μας με την σωστή σημασία. 

Η βασική ιδέα είναι ότι πρώτα θα συλλέξω τα Requirements  (Collect Requirements) του έργου δηλαδή τις διάφορες απαιτήσεις που πρέπει να καλύψω με το έργο μου. Στην συνέχεια, αυτά θα μου υποδείξουν το πως θα διαμορφώσω το Φυσικό Αντικείμενο (Define Scope) του έργου, το οποίο θα ικανοποιήσει τις διάφορες αυτές απαιτήσεις.

 

Project Requirement. (Απαιτήσεις Έργου)

Έχεις ολοκληρώσει την αναγνώριση των Stakeholders καθώς και μια πρώτη ανάλυση τους για να καταλάβεις την δύναμη και το ενδιαφέρον τους στο έργο (Stakeholders Analysis). Επόμενο βήμα η εκμαίευση των Requirement.

Τα Requirements είναι οι ανάγκες – απαιτήσεις τις οποίες θα πρέπει να καλύψουμε με την ολοκλήρωση του έργου.

Παράδειγμα:  Για ένα έργο που είναι η κατασκευή μιας οικίας, διατυπώσεις requirements μπορεί να είναι οι παρακάτω. (Από την πλευρά του πελάτη)

  • Στην οικία θέλω να υπάρχει σύστημα θέρμανσης.
  • Στην οικία θέλω να υπάρχει χώρος για να παρκάρω τα δύο αμάξια της οικογένειας.

Οι δεξαμενές που μπορούμε να αντλήσουμε τα Requirements του έργου είναι:

  • Τα έγγραφα του έργου. (Documentation Analysis). Σημαντική είναι η ανάλυση – εξέταση των διαφόρων συμβάσεων (εάν είμαστε ανάδοχοι έργου), ή των συμβολαίων του έργου. Requirements βρίσκονται και στο Business Case καθώς και στο Project Charter.
  • Οι Stakeholders του έργου. Αυτοί μπορεί να είναι ο πελάτης, ο Sponsor, η ομάδα του έργου, η διοίκηση κλπ. Η εκμαίευση των requirements από αυτούς μπορεί να γίνει μέσω συνεντεύξεων (Open ending questions), brainstorming, ερωτηματολογίων κλπ.
  • Η παρατήρηση Observation. Για παράδειγμα η επιτόπου παρατήρηση της γραμμής παραγωγής ενός εργοστασίου θα μας αναδείξει τις διάφορες ανάγκες για βελτίωση της.

Τα Requirements τα καταγράφουμε σε ένα Requirement Traceability Matrix. Αποτελεί ένα Template και μπορεί να διαφέρει από έργο σε έργο. Όπως και να έχει ορισμένες βασικές στήλες που θα έχει είναι: σύντομη περιγραφή του Requirement,  από πού το αντλήσαμε, με ποιο deliverable σκοπεύουμε να το ικανοποιήσουμε κ.α.

 

Scope (Φυσικό Αντικείμενο) (Project Scope VS Product Scope)

Το Scope (Φυσικό Αντικείμενο) είναι οτιδήποτε θα κάνουμε – κατασκευάσουμε για να ικανοποιήσουμε τα Requirements και προκύπτει από την ανάλυση αυτών.

Παράδειγμα: Στο προηγούμενο έργο.

  • Για το Requirement “σύστημα θέρμανσης” το Scope μπορεί να είναι:
    • Καλοριφέρ
    • Ενδοδαπέδια Θέρμανση
    • Κλιματιστικό
  • Για το Requirement “να υπάρχει χώρος για να παρκάρω τα δύο αμάξια της οικογένειας ” το Scope μπορεί να είναι:
    • Πιλοτή
    • Γκαράζ
    • Υπόστεγο Parking

Για την ακρίβεια τα παραπάνω αποτελούν Product Scope γιατί στο τέλος του έργου αυτά θα παραδοθούν στον πελάτη. Το Product Scope περιγράφει τις λειτουργίες και τα τεχνικά χαρακτηριστικά, του τελικού προϊόντος καθώς και τις εργασίες, διαδικασίες, δράσεις που απαιτούνται για να υλοποιήσουμε τα Deliverables. Με απλά λόγια είναι μια περιγραφή του πως θα μοιάζει και ποιες θα είναι οι λειτουργίες του τελικού Output του έργου.

Αντίθετα οτιδήποτε άλλο κάνουμε στο έργο που θα μας βοηθήσει στην υλοποίηση του Product Scope αλλά στο τέλος ΔΕΝ θα παραδοθεί στον πελάτη είναι το Project Scope.

Παραδείγματα για Project Scope.

  1. Για να μην βραχούν τα υλικά που θα χρησιμοποιήσω στο έργο μου θα κατασκευάσω ένα υπόστεγο

Στο παραπάνω παράδειγμα το Requirement ( συγκεκριμένα Risk Requirement) είναι “να μην βραχούν τα υλικά” . To Scope που θα ικανοποιήσει το Requirement είναι το “Υπόστεγο”.  Και γιατί στο τέλος δεν θα παραδοθεί στον πελάτη, είναι Project Scope.

  1. Για την αποτελεσματικότερη επικοινωνία με τους Stakeholders του έργου θα συντάξω με την ομάδα μου ένα Communication Management Plan.

Στο παραπάνω παράδειγμα, το Requirement είναι η “αποτελεσματικότερη επικοινωνία”. Το Scope που θα ικανοποιήσει το Requirement είναι το “Communication  Management Plan”. Και γιατί αυτό θα το συντάξουμε για να μας βοηθήσει κατά την διάρκεια εκτέλεσης του έργου και στο τέλος δεν θα παραδοθεί στον πελάτη, είναι Project Scope.

Συνοψίζοντας.

Όταν συζητάς με τους Stakeholder, με σκοπό να εκμαιεύεις τα Requirements σίγουρα δεν περιμένεις να ακούσεις μια αναλυτική περιγραφή του τι πρέπει να του παραδόσεις, και αυτό είναι και το επιδιωκόμενο. Από τον Stakeholder περιμένεις να ακούσεις την ανάγκη που θα πρέπει να του καλύψεις, με αυτό που θα του παραδόσεις στο τέλος του έργου. Επομένως το Requirement εξαρτάται αποκλειστικά από τον Stakeholder.

Ωστόσο η περιγραφή του φυσικού αντικειμένου (Product και Project Scope)  εξαρτάται από τον Project Manager και την ομάδα του. Το Requirement είναι ένα, οι λύσεις (Product Scope) όμως μπορεί να είναι πολλές, και να διαφέρουν ανάλογα με τα Enterprise Environmental Factors, τα Organizational Process Assets, την εξειδίκευση της εταιρίας και του προσωπικού, τις γνώσεις τους πάνω στο Requirement κ.α.

  • Στο προηγούμενο παράδειγμα με το “σύστημα θέρμανσης στην οικία”, κάποιος project manager θα ικανοποιούσε αυτό το Requirement με την τοποθέτηση καλοριφέρ, ενώ ένας άλλος με ενδοδαπέδια θέρμανση.
  • Αντίστοιχα στο παράδειγμα “Για να μην βραχούν τα υλικά που θα χρησιμοποιήσω στο έργο μου θα κατασκευάσω ένα υπόστεγο”, ένας Project Manager θα μπορούσε όντως να κατασκευάσει ένα υπόστεγο, ενώ ένας άλλος θα μπορούσε να αγοράσει ένα νάιλον για να τα σκεπάσει. ( Το Requirement είναι να μην βραχούν τα υλικά και το Project Scope είναι το υπόστεγο ή η αγορά νάιλον ) ( Στο συγκεκριμένο μάλιστα παράδειγμα φαίνεται ότι το project scope που θα επιλέξω εξαρτάται και από το Risk Response Strategy που θα εφαρμόσω, κάτι που είναι άρρηκτα συνδεδεμένο και με την ανοχή του ρίσκου στην εταιρία (EEF))

Εν ολίγης κύριο μέλημα μας για την περιγραφή του Φυσικού Αντικειμένου (Product και Project Scope), είναι η αποτελεσματική συλλογή των Requirements. Τα Requirements είναι αυτά που θα μας καθοδηγήσουν στην περιγραφή ενός ολοκληρωμένου Φυσικού Αντικειμένου.

Βέβαια όλα τα παραπάνω μεταθέτουν την βαρύτητα στην εύρεση όλων των πηγών  που θα μας υποδείξουν τα Requirement. Έτσι για παράδειγμα εάν δεν εντοπίσω έναν Stakeholder ή δεν λάβω υπόψιν ένα σημαντικό έγγραφο, δεν θα εκμαιεύσω ένα ή και παραπάνω Requirements γεγονός που θα οδηγήσει στην ελλείπει περιγραφή του Φυσικού Αντικειμένου.

 

 

Lazaros Kiriakidis

MilEng, PMP®,PM2